‘Gemêleerd publiek geeft leuke dynamiek aan PRA/RAMS gebruikersmiddag’

Afgelopen 22 November organiseerde het Steunpunt ProBO in samenwerking met InfraQuest de PRA/RAMS gebruikersmiddag. De PRA (Prestatiegestuurde Risico Analyse) is binnen Rijkswaterstaat dé tool om de prestatie van een kunstwerk of netwerk te bepalen ofwel om te laten zien hoe goed een kunstwerk of netwerk functioneert. Hiermee vormt de PRA de basis voor prestatiesturing.

Het opstellen van de PRA, het up-to-date houden en het gebruik blijken in de praktijk soms lastig. Het doel van de dag was om gebruikerservaringen op te halen en zo inzicht te krijgen in waar we het Steunpunt ProBO zich het best op kan richten.

Op de gebruikersmiddag kwamen hiervoor 90 specialisten en gebruikers vanuit de gehele instandhoudingsketen (inclusief opdrachtnemers) samen en zijn we met elkaar in gesprek gegaan over wat er nodig is om de PRA effectiever in te kunnen zetten (zie verslag hieronder). Leuk hierbij was de aanwezigheid van een aantal collega’s van ProRail, die aangaven dat we bij de implementatie van PRA/RAMS met zeer vergelijkbare issues te maken hebben.

Wij kijken met een goed gevoel terug op een geslaagde middag en willen hier graag een vervolg aan geven. De PRA/RAMS gebruikersmiddag heeft een mooie benchmark opgeleverd, maar er is nog veel werk aan de winkel!

Steunpunt ProBO

Verslag PRA/RAMS gebruikersmiddag

Op basis van de uitkomsten van de zes interactieve werksessies en uit 38 ingevulde evaluaties (zie bijlagen bij PDF van dit verslag) hebben we een mooi overzicht gekregen van de belangrijkste behoeften bij gebruikers:
1. Meer draagvlak en commitment voor gebruik PRA
2. Verduidelijking rol PRA in waardeketen prestatiemanagement en relatie met andere thema’s.
3. Hulp bij opstellen van haalbare prestatie-eisen
4. Praktijkvoorbeelden en lessons learned
5. Generiek toepasbare producten
6. Kennisontwikkeling van werken met PRA/RAMSHEEP, hoe faciliteer je de vragen vanuit verschillen in ervaring met PRA/RAMS?

 

1. Draagvlak

De PRA is een belangrijk instrument voor de prestatiesturing van Rijkswaterstaat, maar in de praktijk blijkt dat het draagvlak binnen en buiten de organisatie verbeterd kan worden. De PRA ontwikkeling vraagt nog echt om die gezamenlijke focus.

Wij denken dat ketenbrede dagen kunnen bijdragen aan dit gezamenlijke draagvlak en aan het besef van nut en noodzaak. Het nut van deze dagen wordt ook gezien door verschillende deelnemers die dit benadrukten in hun evaluatie.

 

“Leuk gezelschap! Goed bij elkaar te komen, ook als niet iedereen evenveel of goed weet en heeft.”

 

“Ik vind dit initiatief heel goed. En dit soort bijeenkomsten mogen er van mij veel meer komen. Ik denk dat er binnen RWS nog heel wat zendelingswerk nodig is om de organisatie effectief met de PRA/RAMS methode aan de slag te laten gaan. Hiervoor hebben we het steunpunt ProBO heel hard nodig!!!”

 

“Gewoon verder gaan toepassen en dan over 2 jaar weer een terugkoppeling”

 

Met name de serious games werden erg stimulerend gevonden:
– De deelnemers vonden het leuk het spel te spelen.
– Het spel geeft gevoel voor de werking van het proces in de realiteit.
– De onderlinge afhankelijkheid wordt blootgelegd.
– Het spel creëert begrip voor de verschillende rollen.

We gaan dan ook zeker verkennen hoe we serious gaming nog meer kunnen inzetten bij het enthousiasmeren van de organisatie.

 

2. Rol in waardeketen en relatie met andere thema’s

De PRA staat aan de basis van de instandhoudingsplannen, maar wat is nou precies de plek van de PRA in de waardeketen prestatiemanagement? En wat is de relatie met nieuwe thema’s zoals duurzaamheid en het Programma Vervanging & Renovatie (V&R)?

Om de samenwerking en het commitment binnen de keten te borgen is het van belang de rol van de PRA binnen de keten duidelijk te maken.

Naast de rol van de PRA is het belangrijk om over de verschillende stappen in de waardeketen te laten zien welke de rollen gebruik maken van de PRA en wat zij daarmee doen. Dat geeft inzicht in de waarde die de PRA levert in deze stappen.

 

3. Hulp bij opstellen van haalbare eisen en het bij elkaar brengen van eisen

Verschillende deelnemers benadrukten tijdens hun aanmelding of in hun evaluatie dat er meer ondersteuning nodig is bij het opstellen van (haalbare) eisen:

 

“Wat is de koppeling tussen de RAMS analyses van afzonderlijke objecten met de SLA die de regio’s met de DG afsluiten?”

 

“RAMS eisen zijn vaak nog niet SMART genoeg om op te sturen. Kwantitatieve eisen definiëren onvoldoende wat onder niet-beschikbaar wordt verstaan en kwalitatieve eisen zijn onvoldoende SMART.”

 

“Begrijpen OG en ON elkaar en helpen de eisen beide partijen?”

 

Het zo goed mogelijk definiëren van eisen door de opdrachtgever is noodzakelijk, maar in de praktijk worden ook regelmatig eisen gesteld die (zo goed als) onhaalbaar zijn. Voor het opstellen van haalbare eisen, kan een foutenboom- of onderhoudsanalyse bijvoorbeeld behulpzaam zijn. Standaardiseren lijkt hierbij nuttig. Het (te) rigide voorschrijven van methoden kan echter ook een valkuil zijn. Soms kunnen betere resultaten worden bereikt door vrijheid van oplossingsrichtingen te bieden.

De balans tussen standaardiseren en vrijheid bieden zal waarschijnlijk altijd maatwerk blijven, maar we kunnen hierbij natuurlijk wel ondersteunen. De komende tijd gaan we kijken hoe dit het beste op kunnen pakken.

 

4. Praktijkvoorbeelden en lessons learned

Tijdens de dag werd regelmatig de behoefte aan praktijkvoorbeelden geuit. Waar loop je zoal tegenaan? Hoe los je dat op? Wat werkt wel en wat werkt niet?

Bij de stormvloedkeringen en een aantal andere kunstwerken hebben ze inmiddels al behoorlijk wat ervaring opgedaan. Zij hebben al veel goede oplossingen gevonden.

We gaan kijken of en hoe we kunnen helpen om praktijkvoorbeelden en lessons learned te verzamelen en te delen zodat iedereen hiervan gebruik kan maken.

 

5. Generiek toepasbare producten

Bij verschillende sessies en evaluaties kwam naar voren dat er behoefte bestaat aan generiek toepasbare producten.

“Opbouwen faaldatabase (MTBF, MTTR) met ervaringsgegevens objecten RWS”

“faalwijze vastlegging”

“Uniformering decomposities”

“Verdere uniforme uitwerking RAMSSHEEP aspecten”

 

Hier wordt al hard aan gewerkt. Zo zijn er zeer recent een aantal standaard generieke ORA’s (Object RisicoAnalyses) voor statische (niet beweegbare) kunstwerken uitgebracht. Deze generieke ORA’s voldoen nu in de basis om bij de prestatiecontracten toe te kunnen passen. Het is de bedoeling om deze vanuit het proces (gebruik) te verbeteren. Daarnaast is het de bedoeling om deze gefaseerd samen te voegen met de ORA’s voor IH-advies kunstwerken, zodat we voor meerdere processen werken met één ORA.

Daarnaast denken we dat het ook een goed idee is om praktijkgegevens relevant voor de PRA systematischer te gaan verzamelen en te ontsluiten. Het gaat hierbij niet alleen om echte faaldata, maar het kan bijvoorbeeld ook gaan om storingsvoorspellende grootheden per systeem, gegevens over netwerkgebruik zoals het aantal auto’s/boten, gemeten beschikbaarheid en de duur van gepland onderhoud.

 

6. Kennisontwikkeling

De deelnemers wezen vaak op de grote verschillen in kennisniveau en verwachtingen. Sommige deelnemers bezochten de sessies met het idee om een beter beeld te krijgen van het werken met PRA/RAMS, waar anderen vooral hoopten op een introductie of het uitwisselen van gebruikservaringen.

 

“Sessies verliepen wat warrig door geheel verschillend verwachtingspatroon en kennis bij de deelnemers.”

 

“Enorme verschillen in niveau van kennis en toepassingsniveau. Voor niet materie- inhoudelijk deskundigen een overkill.”

 

“doelgroep was te divers. had je bij indeling workshops meer mee kunnen doen waardoor toegevoegde waarde veel hoger had kunnen zijn”

 

Om de verschillende verwachtingen van de gebruikers beter te beantwoorden is een mix van sessies een mogelijke oplossing: Duidelijk informatieve sessies en kennisdelingssessies. Maar soms ook juist uitnodigende sessies voor het ontwikkelen van kennis aan de beginfase van de volgende stap. Nu ligt veel focus op het opstellen van de P-IHP/ORA. Daarnaast is het belangrijk om vroegtijdig inzicht te krijgen wat na het afronden van de P-IHP/ORA nodig is om er mee aan het werk te gaan. Dan initieer je het documenteren van ORA bijvoorbeeld als een ideeën sessie.